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PROCESO DE CONTRATACION DE FLETES INTERNACIONALES EN COLOMBIA

El transporte es un factor de vital importancia en el Comercio Exterior, por la necesidad inevitable de tener que trasladar los productos de su lugar de fabricación hasta el de consumo y por la incidencia de esta operación en la competitividad de los bienes exportados e importados.

El transporte internacional es altamente sensible a todas las situaciones Socio – Económicas – Políticas mundiales y hasta las coyunturales provenientes de la naturaleza (climatología, cosechas). Tiene falacias tanto en el sector privado como público que hace que no sea tan efectivo como debiera. Costo del transporte representa cerca del 30% del valor de las mercancías, es importante negociarlo obteniendo beneficios.

El transporte esta implícitamente regulado en un contrato de compra-venta internacional al haber aceptado ambas partes el Inconterm aplicado a la operación. El transporte debe llevar las mercancías al destino en perfectas condiciones y a un costo razonable.

Es claro que cada uno de los modos de transporte posee unas características muy particulares que lo identifican, así mismo prácticas comerciales y condiciones de operación diferentes, que es preciso determinar en cada ocasión cual es el modo de transporte que mejor se adapta a los requerimientos específicos del producto que se pretende exportar o importar.

Para poder competir adecuadamente en la realización de un transporte internacional deben estudiarse y calcularse muy bien los fletes, analizando los pros y contras de la operación, posición de compra y entrega, puerto de salida y destino, transbordos, demoras, penalizaciones, despacho aduanero, restricciones de circulación, días festivos, huelgas, tránsitos, etc.

SELECCIONAR LA ALTERNATIVA DE TRANSPORTE MAS APROPIADA

 ESCOGENCIA DEL MODO APROPIADO

En la mayoría de los casos, los exportadores e importadores disponen simultáneamente de varias alternativas (modos y/o rutas) para la movilización de sus mercancías, razón por la cual debe tomar una decisión acertada en torno a cuál de ellas es la que mejor se adapta a los objetivos de la empresa y a los requerimientos específicos del producto a transportar.

Cada uno de los modos de transporte, a su vez, posee características específicas que determinan ventajas y desventajas comparativas frente a los demás, en materia de capacidad de transporte, velocidad, seguridad, costo del servicio y flexibilidad para el desplazamiento puerta a puerta.

Tales características orientan de manera genérica  a cada modo hacia sectores específicos de la producción, así:

• El transporte marítimo por sus ventajas de gran capacidad y reducido costo se adapta principalmente a la movilización de cargas masivas de bajo valor agregado. Por este medio se movilizan productos como café, banano, grano, petróleo, cemento, azúcar, acero, vehículos, productos químicos, fertilizantes, minerales, maquinaria, manufacturas metálicas y de madera, entre otros.
• Por razones similares, el ferrocarril también resulta conveniente para la movilización de productos básicos en forma masiva, tales como carbón, acero, papel, líquidos al granel, fertilizantes, etc.
• El transporte aéreo, por su parte, resulta necesario para la movilización de productos perecederos, que exigen velocidad en su desplazamiento y que pueden pagar un flete relativamente alto, estos es, productos de gran valor agregado y comercial. Actualmente por este modo se transportan flores, frutas, confecciones, manufacturas de cuero, peces vivos, libros, electrodomésticos, etc.
• El transporte de camión, dada su gran flexibilidad (desplazamiento puerta a puerta) es un modo complementario de los demás y apropiado para la movilización de pequeños volúmenes a distancia relativamente corta. En el comercio de Área Subregional Andina es un soporte muy importante, en la medida en que por las distancias y volúmenes de mercancías que se movilizan se adapta de manera conveniente a estos trayectos. Existe en la práctica un tipo de camión apropiado para el producto que pretendamos exportar.
• El transporte multimodal, por ser una combinación de modos, tiende a utilizar en cada trayecto los más ventajosos.

       
Las características del producto que se va a transportar, determina el tipo de transporte que se debe utilizar para su distribución, por eso es precio identificar respecto de las mercancías datos como:

• Naturaleza del Producto: Esto es si perecedero frágil, peligroso, normal o de dimensiones o pesos específicos.
• Tipo de Carga: Carga general con empaque, suelta o unitarizada o al granel sólido o líquido, aclarando si requiere o no condiciones especiales de presión y temperatura.
• Magnitud del Embarque: Esto es peso bruto; peso neto; volumen total; factor de estiba y número de unidades.
• Plazo de entrega y fecha de embarque.
• Lugar de origen, destino y punto de paso, que incluye cada modalidad.
• El embalaje
• El manejo y almacenamiento de la carga.

SELECCIÓN DE LA EMPRESA TRANSPORTADORA

Dentro del proceso de evolución de alternativas es necesario tener en cuenta que en cada modo existe una estructura específica de servicios y una gama variada de operadores o proveedores de los mismos que deben ser analizados en toda su extensión.

Para ello es preciso recopilar información sobre cada uno de los modos disponibles respecto a:

• Número de servicios existentes en la ruta en que vamos a exportar.
• Itinerarios ofrecidos y tiempo de tránsito.
• Frecuencia con que se ofrecen tales servicios.
• Tipos de buques / aviones / camiones que operan
• Tipos de carga que transportan.
• Empresas que prestan el servicio y su trayectoria en el medio, tarifas y condiciones ofrecidas.
• Características de los puertos, aeropuertos, terminales de origen, destino y tránsito que se debe de  utilizar.
• Directorio de proveedores de servicios complementarios al transporte y sus antecedentes, recursos y tarifas.
• Red de oficina y agentes que poseen.

El gran objeto de esta selección es poder llegar justo a tiempo (Just in Time) con la  mercancías al lugar convenido con el comprador, al menor costo posible y en las mejores condiciones.

DEFINIR EL TÉRMINO DE COMPRAVENTA

En el término de compraventa pactada (Incoterms), el cual está directamente relacionado con la definición del punto apropiado para realizar la entrega de la carga por parte del vendedor a su comprador y para transferir  los riesgos y responsabilidades inherentes al traslado del producto.

Cuando el transporte principal es marítimo resulta aconsejable negociar en término FAS., FOB., CFR., DES., o DEQ…, en tanto que si éste es terrestre, el DAF… se ajustaría favorablemente y si es aéreo o multimodal los términos apropiados podrían ser EXW, FCA, CPT, CIP y en todos los casos DDU y DDP son aplicables.

CONCERTAR LAS CONDICIONES DEL TRANSPORTE

Definido lo anterior a través de un agente de carga o directamente con la compañía transportadora seleccionada o su representante (agente marítimo), el contratante debe concretar la fecha en la que se efectuará el transporte y las condiciones de realización del mismo (ruta, itinerario, costo, responsabilidades, requisitos, etc.).

Así mismo debe precisarle por escrito al agente o al transportador directamente, las características básicas de la carga, la operación a realizar y las principales condiciones del contrato, mediante una carta de instrucciones que debe contener entre otros datos los siguientes:

• Descripción de la mercancía: Nombre, subpartida arancelaria, naturaleza, valor, término de compraventa.
• Descripción del empaque y embalaje: Número de bultos, marcas, peso y volumen por unidad y total.
• Transporte solicitado: Ruta, itinerarios, lugares y fecha de recibo y entrega, modo, valor de los fletes y forma de pago.
• Servicio adicionales al transporte solicitado: Agenciamiento, seguro, etc.
• Documentos anexos a la carta de instrucciones: Factura comercial, lista de empaque, declaración de mercancías peligrosas, fotocopias de crédito documentario, otros.

Con base en estas instrucciones el agente embarcador y/o el transportador puede adelantar lo correspondiente y dentro de éste la liquidación de los fletes y planear las operaciones.

ELEMENTOS QUE INCIDEN EN LA DETERMINACION DE LAS TARIFAS

Son muchos los factores que entran en juego en el establecimiento de las tarifas; por los menos 27 factores importantes pueden efectuar la tarifa de flete para una determinada mercancía.

Entre los elementos que hay que tomar en consideración figuran, el peso de la mercancía a transportar, el espacio que ocupará en el buque, la distancia a recorrer hasta el punto de descargue.

También el flete de una tonelada de carga a un puerto determinado de podría ser más bajo, que el de una tonelada de idéntica mercancía a un puerto situado varios centenarios de kilómetros del punto común de origen.

Los fletes tienden a reflejar el volumen total de movimiento de un puerto tiene gran actividad, es decir, llegan allí varios barcos a intervalos frecuentes con gran volumen de carga, los Fletes pueden ser más bajos que los aplicados a puertos, en que el volumen total de movimiento es relativamente pequeño.

Otros factores, es el referente a las facilidades que ofrece el puerto para el puerto para el cargo y descargue de las mercancías, sí el puerto está bien equipado y un buque puede tomar y dejar carga con facilidad el flete será más bajo.

Así mismo, debe tenerse en cuenta la naturaleza de la carga; Sí una mercancía posee ciertas propiedades raras, tales como un olor fuerte o malsano es posible que no sea aceptable para su transporte en algunos barcos, y que en otros tenga que ser estibada en una sección especial, donde los estibadores exijan un salario adicional por manejarla.

También hay mercancías por que su naturaleza delicada, puede sufrir daños fácilmente y otras que se presenten a robo con frecuencia.

A. FACTORES RELATIVOS A LAS CARACTERISTICAS DE LA CARGA

• Relación Peso / Volumen (Factor de Estiba)
• Tipo de embarque
• Piezas extrapesadas
• Piezas extralargas
• Posibilidad de daño
• Posibilidad de robo
• Posibilidad de contaminar otros productos
• Grado de peligrosidad

B. FACTORES RELATIVOS A LOS COSTOS PORTUARIOS

• Cargue / Descargue
• Estiba / Desestiba
• Muellaje
• Tasa de rendimiento portuario
• Pilotaje
• Derechos e impuestos portuarios
• Atraque / Desatraque
• Facilidades de acceso al puerto

C. MODALIDADES

• FI: “Free IN”, (Libre dentro ... Franco dentro) Implica que los gastos correspondientes a la operación de carga no están incluidos en el flete y correrán por cuenta de la mercadería.   Sí están incluidos los gastos de estiba y descarga.
• FO: “Free OUT”, Libre de desestiba”, el consignatario o importador asume por su cuenta la desestiba y descargue de la carga. Las otras de cargue, estiba y transporte las paga el naviero dentro de la tarifa que cotizó.
• FIO: Free IN AND OUT, se traduce “flete libre de estiba y desestiba”. El transportador o naviero únicamente se encarga del transporte en sí. El manipuleo / estiba corre por cuenta y riesgo del embarcador, ya sea que utilice equipos y personal propios o alquilados; y la desestiba / manipuleo por el consignatario o importador de la mercancía.
• FIOS: Libre dentro y fuera, libre de estiba, Libre de cargue, descargue y estiba / arrume
• FIOST: Free in and out and stowed and trimmed, (Libre dentro, libre de estiba, trimado y puesto fuera del buque) Idem al anterior, pero excluye el gasto de paleo del grano por cuenta del transportista, quedando a cargo de la mercadería
• FIOT: Libre de cargue, descargue y arrume
• FILO: Free in, liner out , los gastos de carga son por cuenta de la mercadería y los gastos de descarga por cuenta del armador o transportista.
• LIFO: Liner in, free out, los gastos de carga son por cuenta del armador o transportista y los gastos de descarga por cuenta de la mercadería.
• FISLO: Free in and Stowed, Liner out, el flete cotizado no incluye las operaciones de carga y estiba. La descarga en condiciones de línea, es decir por cuenta del armador

Cuando se acuerden fletes FIO, FI FO, se acostumbra a hacer un contrato entre en naviero y el dueño de la carga llamado “Booking note”, en el cual se establece condiciones tales como: monto de los fletes, condiciones para el cargue y descargue, velocidad de cargue o descargue, tiempo libre para el cargue o descargue, recargos por demora, premios por pronto cargue o descargue, etc

D. UNIDAD

• La tarifa puede ser cotizada y liquidada únicamente por tonelada peso, en cuyo caso el volumen de la mercancía no incide en los Fletes marítimos. Ej. US $205 W.
• La tarifa puede estar indicada al “Volumen” solamente, sin tener en consideración el peso de la mercancía. Ej. US $205. M.
• La tarifa de flete puede cotizarse por toneladas de “peso o volumen”, lo que significa que el naviero tiene la opción de cobrar la base que mayor fletes dé. Ej. US $205W/M.
• En algunos casos los fletes se cotizan “Ad Valorem” sobre el valor FAS o FOB. Ej. 3% Ad-Valorem.
• Existen fletes que se cotizan sobre la “unidad Comercial! De la mercancía o producto. Ej. Por cabeza, por tambor, por cilindro, etc.
• Algunas veces la línea tiene las tres opciones”pesos, volumen y/o valor.”.
• Tonelada flete: Es el factor o unidad que utiliza el naviero para cobrar el transporte de una mercancía.

E. CONFERENCIAS

Existen dos sistemas de transporte marítimo, totalmente diferenciados, como son, el transporte de línea regular o “Lines” y el de buque, fletados irregularmente por la carga o “Charter”. El primero desde hace más de un siglo viene organizado en Asociaciones Internacionales privadas, denominadas Conferencias Marítimas, Entidad que fijan fletes uniformes para sus líneas miembros y cuentan con mecanismos suficientes para eliminar a competidores que no participan de la Asociación, lo cual les marca la tendencia al monopolio.

La principal ventaja radica en el hecho de ofrecer un mismo nivel de fletes y unas mismas condiciones de transporte para cualquier usuario y en cualquier línea o Compañía. Las principales desventajas consisten en el hecho de que imponen condiciones de transporte y niveles de fletes a los países en desarrollo, que no guardan relaciones con la problemática y los requerimientos de expansión de sus comercios exteriores.

El sistema “Charter”, en cambio opera bajo la libre demanda, es decir, con su sistema de fletes no prefijado sino   sujeto a las diferentes circunstancias del Comercio Internacional y del transporte marítimo.

Entre ambos sistemas, en el sentido estricto, no existe competencia debido a que el tipo de buques y de carga es diferente sustancialmente.
El buque de línea es de carga regular, capaz de recibir pequeñas cantidades y sujeto a un itinerario predeterminado. En cambio, el “Charter” tiene por finalidad el transporte de la carga homogénea en grandes cantidades.

DILIGENCIAMIENTO DEL CONTRATO DE TRANSPORTE

El documento de transporte es diferente para cada tipo de modo, el cual constituye un contrato de transporte, que sirve para certificar el recibo de la carga, las cantidades y condiciones allí especificadas.

A. TRANSPORTE MARITIMO

El documento de transporte utilizado en este modo es el BILL OF LOADING (B/L) o Conocimiento de Embarque, el cual es un titulo valor transferible por endoso a un tercero, que se expide en 3 originales de igual valor y un número suficiente de copias no negociables, que contienen las partes que intervienen, el objeto del contrato, la descripción de la mercancía y fletes a cancelar.

Este documento es diligenciado por el naviero a través del Agente Marítimo destacado en el puerto de origen; para ello utiliza la información que recibe del exportador en la denominada carta de instrucciones, la cual verifica al momento de perfeccionarlo con su firma. Adicionalmente el agente posee información sobre el nombre del buque, número del viaje, y los factores que intervienen en la liquidación de los fletes.

B. TRANSPORTE AÉREO

En este modo de transporte se utiliza la denominada Air Waybill (AWB) o Guía Aérea, la cual contiene información semejante al conocimiento de embarque y cumple finalidades idénticas a éste.

Es un documento no negociable expedido en tres originales y nueve copias por la aerolínea o el agente que la representa, es diligenciada por la aerolínea, normalmente, a través del agente embarcador o de carga que interviene en la coordinación.

Para el diligenciamiento de la guía aérea, el agente utiliza fundamentalmente la información que le suministra el exportador a través de la carta de instrucciones. El agente por su parte posee la siguiente información: Nombre y ciudad del agente, código IATA del mismo y su respectivo número de cuenta, ruta a seguir para llegar al destino indicado, vuelo fecha en que se tiene reserva, factores que intervienen en la liquidación de los fletes y los recargos adicionales a pagar.

• Los derechos del Agente (Due Agent) son los honorarios del Agente de Carga, por su participación de transporte y en la realización de operaciones complementarias a este (gestiones aduaneras, diligenciamiento de la guía, traslados, embalaje, etc.)
• Los derechos adicionales a favor del transportador (Due Carrier), se causan por servicios distintos al transporte (suministro de guía, manejo de la carga en aeropuertos, etc). Es un valor fijo que establece la aerolínea.

TRANSPORTE TERRESTRE

El transportador terrestre expide un documento que ampara el traslado de las mercancías de origen a destino denominado la Carta de Porte Terrestre.

En él está consignados los principales aspectos del contrato como son las partes que intervienen, el objeto del contrato, la descripción de la mercancía y el valor del servicio, junto con las condiciones que lo rigen.

Este documento es diligenciado por la empresa transportadora, con información propia y la que suministra el exportador o su representante.

Para lealmente, la empresa transportadora expide la denominada remesa terrestre, mediante la cual designa el camión y autoriza su conductor para recibir las mercancías del exportador.

LIQUIDACION DE LOS FLETES

Simultáneamente con la elaboración del contrato, y antes de su perfeccionamiento, el transportador efectúa la liquidación de los fletes correspondientes. Cada modalidad de transporte tiene establecidas prácticas comerciales diferentes, en lo que se refiere a la relación peso / volumen utilizada para la liquidación.

El flete es el resultado de una serie de operaciones como son la liquidación de la tarifa básica, de los recargos a que haya lugar y de los descuentos establecidos.

A. TRANSPORTE MARITIMO

En el transporte marítimo, se debe contratar un operador portuario para bajar las mercancías del camión o vagón del ferrocarril al sitio de reposo y su posterior traslado al costado del buque, junto con el llenado de contenedores si es procedente.

El flete marítimo en servicios de línea regular está definido en dólares (US$) por cada tonelada o metro cúbico (lo que más convenga al naviero) y de acuerdo con el producto. Cubre el traslado de la mercancía desde el costado del buque en el puerto de origen hasta igual punto en el puerto de destino.

El flete está conformado por una tarifa básica para cada producto y una gama variable de recargos aplicables por tráfico y para todas las mercancías movilizadas en cada uno de ellos.

La tarifa básica es el valor específico de transporte de un  producto determinado entre dos áreas geográficas.

Recargos

Los recargos son factores de ajuste a la tarifa básica que compensan las variaciones en los costos o en las condiciones de operación. Los más utilizados actualmente son:

• El recargo monetario (Currency Adjustment Factor, CAF), aplicable en los tráficos con Europa y el Lejano Oriente. Busca compensar monedas extranjeras. Se aplica como un porcentaje de la tarifa básica.
• El recargo de combustible (Bunker Adjustment Factor, BAF), busca compensar las variaciones en el precio del combustible y se establece como un valor en dólares por cada unidad de flete (tonelada o metro cúbico, según como se esté liquidando en cada caso el flete).
• Pueden existir adicionalmente recarga de carácter portuario para compensar incrementos en la congestión del puerto o disminución en la productividad de las operaciones. En tales eventos el naviero establece una cantidad determinada en dólares por cada unidad de peso o volumen.
• Para mercancías Heavy lift o Long lenght se cobran recargos en dólares por cada tonelada o por cada metro que exceda los límites establecidos (5 Ton, por pieza y 12 metros de longitud).
• Cuando se trata de transporte de mercancías de contenedor, el flete puede ser establecido como un valor integral por contenedor y sujeto a una minima utilización del mismo   
• CUC: Chasis Usage Charge – Uso de Chasis Utilizados para la Movilización de Contenedores.
• THC: Terminal Handling Charge – Costo de Manipulación en el Terminal de Contenedores
• Cruce del Canal de Panamá
• Otros recargos: Pueden ser derivados por riesgo de guerra o por costos de manejo (hangling) que por práctica de las organizaciones portuarias, deben incluirse en la liquidación de los fletes para luego ser reintegrados a la autoridad portuaria.

TRANSPORTE AÉREO

El transporte aéreo, aunque no tiene restricciones de bandera, está regulado en algunos aspectos por la IATA (Internacional Air Traffic Association), entidad que maneja lo relacionado con tráficos y tarifas.  Normalmente las tarifas aéreas no dependen del valor de la mercancía, por eso, se declara en la guía aérea N.V.D (No Value Declared), en caso de declaración de valor, las líneas aéreas cobran un extraflete, que depende del valor y de a clase de mercancía.

Es importante tener en cuenta que la altura máxima de un avión normal de carga es 2.04 mts, lo que aporta una restricción al transporte aéreo.

El flete aéreo definido entre dos aeropuertos y en un sentido especifico. Se expresa como una cantidad determinada en dólares por cada kilo de peso bruto o de volumen, a conveniencia de la aerolínea.

Los kilos de volumen se determinan multiplicando las dimensiones en centímetros de las piezas y dividiendo por 6000;

Largo x Alto x Ancho (Cms)
_________________________________
6.000

La tarifa depende de la magnitud del embarque; a mayor cantidad menor tarifa. En este sentido se establecen escalas de 1 a 44 kilos; más de 45; más de 100; más de 300; más de 500 y más de 1.000, con una mínima percepción para la aerolínea por cada contrato.

Las estructuras de tarifas parte de un esquema general de valores para todo tipo de producto (General cargo rates) por rutas y se adiciona con una relación de tarifas preferenciales para productos específicos condicionadas a un mínimo de kilos embarcados (Specific Commodity Rate). El siguiente es un modelo de escalas de tarifas.

Para cada ruta (origen-destino), las aerolíneas a través de la IATA, establecen las tarifas generales de carga, esto es, el valor mínimo por contrato y las escalas y tarifas correspondientes. Paralelamente, y  solicitud de los exportadores, organismos de promoción de exportaciones, gremios y autoridades conceden tarifas preferenciales por productos, para las principales mercancías  de exportación (specific Commosdity rates).

• Recargos

El exportador debe pagar otros cargos como:

• Derecho de Agente (Due Agent) por servicios adicionales presentados lo mismo que
• Declaración de valor de la carga.
• Derechos por asegurar la mercancía
• Otros derechos a favor del transportador (Due Carrier)
• Labores diferentes al propio transporte.
• De Seguridad (SF) Security Fee

Una de las particularidades que tiene el flete aéreo, es la de que el exportador puede aproximar la cantidad de kilos reales a la escala de tarifas inmediatamente superior si con ello el flete total es menor.

Ejemplo: Si el embarque peso 90 kilos y en el tráfico que le liquiden su flete como si se tratara de 100 kilos y no como 90 reales.

TRANSPORTE TERRESTRE

El flete para el transporte por camión se liquida en pesos colombianos o dólares US$ por cada tonelada o por cada dos  (2) metros cúbicos.

Su magnitud depende de la distancia de transporte y de si el embarque ocupa o no la capacidad total del camión. Para despachos que ocupen tan solo parte del camión la tarifa es muy superior a la de cupo completo.

Estas tarifas están reguladas solamente por el libre juego de la oferta y la demanda.

PAGO DE LOS FLETES

La forma de pago de los fletes es pactada de común acuerdo en cada ocasión entre el exportador y el transportador o su representante. Para el efecto, la cancelación de los fletes puede ser efectuada por el exportador antes de la iniciación del viaje (prepagado) o en destino por parte del importador (al cobro). La opción más adecuada es aquella que permite armonizar el contrato de transporte tonel término de transporte tonel término de compraventa pactada entre comprador y vendedor.

Estos pagos pueden ser realizados en pesos o en dólares. Para la conversión de los dólares a moneda nacional se utiliza la tasa de cambio Asonav (Asociación de Navieros) para el Transporte Marítimo y Alaico (  Para el Transporte Aéreo).